ERP NEDIR

Kurumsal Kaynak Planlamasi ERP Nedir?

Plantumweb Satinalma Sözlesmeleri fonksiyonalitesi, yapilan anlasmalarin tüm detay bilgilerini sisteme girilebilmesini, takibini, bu anlasmalara ait satinalma süreçlerini ve bunlarla ilgili analizlerin yapilmasini saglar.

ERP Tanimi ve Kapsami

1970'li yillarin sonlarindan beri firmalarda uygulanmaya çalisilan MRP II sistemleri firma düzeyindeki tüm kaynaklari ortak bir veri tabaninda toplamakta ve firma içerisindeki tüm çalisanlarin ayni dilden konusmasini saglamaktadir. Ancak yogun rekabet, uluslararasi pazarlara açilma gereksinimi degisik cografi bölgelerde merkezi olan isletmeler için "uluslararasi firmalarin genelinde entegrasyonun saglanmasi" yolunda bilisim teknolojisi için yeni bir gereksinimin dogmasina neden olmustur.

Son yillardaki teknolojik gelismeler, firmalarin pazarda tutunabilmelerini zorlastirmis, klasik yaklasimlarin yetersizliginin açiga çikmasi ile beraber yöneticiler kullandiklari üretim teknolojilerini ve yönetimsel yaklasimlarini tekrar gözden geçirmek zorunda kalmislardir. Öte yandan gümrük duvarlarinin yikilmasi neticesinde küresel ekonomi ve küresel rekabet kavramlarinin ortaya çikmasi, tedarikçiden baslayarak, tüm üretim sürecini ve müsteriyi de içine alan "tedarik zinciri yönetimi - supply chain management" kavramini ön plana çikarmistir. Pazardaki güçlü degisimlere ve teknolojik gelismelere sirketlerin organizasyonel yapilarindaki kurumsallasmaya yönelim de eklenince ortaya yeni bir kavram, ERP (Enterprise Resources Planning - Kurumsal Kaynak Planlamasi) çikmistir.

Günümüzdeki MRP II sistemleri firma düzeyinde satis yönetimi, üretim planlama ve kontrolü, satinalma gibi faaliyetleri yönetebilmektedir. MRP II paketlerinin yetersiz kaldigi diger noktalarda ise ek modüller ya da entegre çalisabilen paketler devreye girmistir ancak bu firma düzeyinde kalmistir ve firmalararasi bilgi iletisimini saglayamamistir. Küresellesmenin dogal bir sonucu olarak degisik cografi bölgelerdeki is faaliyetlerinin dagitik veri tabanlari ve küresel entegrasyon yoluyla yönetilmesi önem kazanmis ve ERP olgunluk çagina girmistir. ERP, firmalararasi global bilgi entegrasyonunu gerçeklestiren bütünsel bir yazilim stratejisidir.

Stratejik Planlama Sisteminin uygulamaya aktarilmasinda baslica kullanilan araç bütçelerdir. Bütçelerin olusturulmasi sürecinde isletmenin bölümleri kendi bütçelerini hazirlamakta ve bu hazirlik sirasinda satis bütçesi esas alinarak gider bütçeleri olusturulmaktadir. Yil içinde ancak önemli degismeler olmasi halinde alti ay veya üç aylik periyotlar ile revize bütçeler yapilmaktadir. Daha sonra faaliyetler bu bütçelere göre kontrol edilmekte ve sapma analizleri yapilmaktadir.

Müsteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak degistigi ve bu degisimin tahmin edilmesinin ne kadar zor oldugu bilinen bir gerçektir. Faaliyetlerimizi bu degisime uygun hareket edebilecek hale getirebilmenin yolu ERP yaklasimindan geçmektedir. Hem stratejik planlama çalismalari ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dagitim kaynaklarimizin kapasite ve özelliklerine gereken ayrintida dikkat ederek, faaliyetlerimizi degisime duyarli hale getirebilmek ancak ERP yaklasimi ile olasi olabilmektedir.

ERP 'nin diger bir özelligi, isletmenin cografi olarak farkli bölgelerde ( yurt içi ve disi ) bulunan fabrikalarinin, bunlarin tedarikçi firmalarinin ve dagitim merkezlerinin ( depo ) kaynaklarini esgüdümlü olarak planlamasidir. Bu çerçevede, hangi müsteriye ait hangi siparisin hangi dagitim merkezinden karsilanmasi veya hangi fabrikada üretilmesi gerektigi, tüm fabrikalarin malzeme ve hizmet ihtiyaçlarinin nereden karsilanmasinin uygun olacagi, fabrikalarin elinde bulunan makina, malzeme, isgücü, enerji, bilgi vd. üretim ve dagitim kaynaklarinin nasil esgüdümlü ve ortaklasa olarak kullanilabilecegi belirlenmis olmaktadir. Diger bir deyisle, müsteriye ait siparisin en kisa sürede, istenen kalite ve maliyette karsilanabilmesi için tüm bagli isletmelerin dagitim, üretim ve tedarik kaynaklarinin kapasite ve özellikleri ayni anda dikkate alinmaktadir.

ERP fabrikalar arasi entegrasyonu, fabrikalar bazindaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçeklestiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazinda ademi merkezi yönetimin avantajlarindan yararlanirken fabrikalar arasi koordinasyonu ve entegrasyonu isletmenin temel stratejileri dogrultusunda saglanmaktadir. Merkeziyetçiligin derecesi farkli boyutlarda düsünülebilir. Örnegin tüm fabrikalarin uzun vadeli satinalma kontratlarinin merkezi olarak yapilmasi veya fabrikalarin kendilerinin yapmasi öngörülebilir. Keza müsteri kredi kontrolu merkezi veya ademi merkezi olarak yapilabilir. Ancak zorunlu olarak talebin fabrikalara yönlendirilmesi, fabrikalararasi nakliyat, performans analizi, mali konsolidasyon merkezi olarak yapilmak zorunda olan faaliyetlerdir.

Sonuç olarak, ERP; isletmenin stratejik amaç ve hedefleri dogrultusunda müsteri taleplerini en uygun sekilde karsilayabilmek için farkli cografi bölgelerde bulunan tedarik, üretim, dagitim ve mali kaynaklarinin en etkin ve verimli bir sekilde planlanmasi, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarini bulunduran bir yazilim sistemidir.

ERP - Enterprise Resources Management (Kurumsal Kaynak Planlamasi)

Malzeme Ihtiyaç Planlamasi (Materials Requirements Planning - MRP) felsefesi A.B.D.' de 60' li yillarin sonuna dogru imalatin hizla gelistigi bir dönemde ortaya çikmisti. Büyüyen ekonominin getirdigi yogun talep, üreticileri yüksek hacimli seri üretime yöneltmis oldugundan ana sorun hedeflenen üretim miktarlarini gerçeklestirmeye yetecek hammadde ve malzemenin tedariki idi.

Bu sorunu çözmek amaciyla isletme yöneticileri parçalara iliskin statik bilgileri, ürün agaçlarini, ürünleri satis tahminlerini bilgisayara girmeye basladilar. Verileri eslestiren bilgisayarlar önce gereken hammadde miktarini belirleyip sonra da mevcut stoklara ve verilmis siparislere bakarak ismarlanmasi gereken dogru miktarlari verince sorun çözülmüs oldu. Bu yöntem Malzeme Ihtiyaç Planlamasi, (MRP) olarak anilmaktadir.

Ancak ekonomide ve tüketim egilimlerinde ortaya çikan sonraki gelismeler pazarin daha agirlikli biçimde müsteri tarafindan belirlenir olmasi sonucunu dogurdu. Bunun sonrasinda da imalat firmalarinda stoga yönelik üretimden, siparise yönelik üretim biçimine dogru bir kayma oldu. Bu ise daha çok ürün çesidi anlamina geliyordu ve o yillara kadar ana sorun olan malzeme ve hammadde tedarikinin yani sira etkin kapasite kullanimi geregi, küçük miktarlarda da ekonomik üretim yapabilir olma, etkin finansman yönetimi gibi konular büyük önem kazandi. Bu sekilde karmasiklasan üretim yönetimi disiplininde MRP yetersiz kaldi.

Firma üretim programini gerçeklestirecek kaynaklara sahip mi? Pazarlama satis tahminlerini gerçeklestirebiliyor mu? gibi sorularin MRP kapsaminda ele alinmamasi yöntemin sinirli oldugunun diger göstergeleridir. Bu nedenle MRP ' nin yalnizca envanter yönetimini kompüterize eden rolünü arttiracak, üretim için gerekli olan tüm kaynaklari optimize etmeyi amaçlayacak, üretim ile firmanin diger fonksiyonlarini bütünlestirecek bir felsefeye gereksinim oldugu ortaya çikti.

Bir imalat firmasinin tüm kaynaklarinin etkin olarak planlanmasi yöntemi olan Üretim Kaynaklari Planlamasi (Manufacturing Resources Plannnig - MRP II) yaklasimi bu anlayisin ürünü olarak 1980' lerde yazilim paketleri olarak piyasalarda görülmeye baslandi.

Ortaya konan bu yeni üretim yönetimi yaklasimi benimseyen firmalarda stoklarin düsmesi, müsteriye verilen hizmetlerin kalitesinin artmasi, teslim zamanlarinda meydana gelen gecikmelerin büyük ölçüde önüne geçilmesi, satinalma, fason tasima maliyetlerinin azalmasi ve makina kullanim oranlarinin artmasi, bu yaklasimin dünya genelinde kabul görmesine yol açmistir.

MRP II felsefesi yukaridan asagiya dogru bir yaklasim sergiler. Baslangiç noktasi üst yönetimin gelistirdigi is planidir. Bu noktadan hareketle organizasyonun daha alt kademelerine dogru islem ve fonksiyonlar tanimlanir. MRP II yaklasimi departmanlar arasi isbölümü ve isbirligi esasi üzerine kurulmustur. Takim oyunu anlayisini gerektirir. Bölümlerin birbirlerinden sikayet yerine birbirlerine destek olmalari basariyi getirir.

MRP II yaklasiminda, firmalarin ortak bir veri tabani kurarak, sistemin modüllerinin ihtiyaç duyduklari girdiyi en dogru ve güvenilir kaynaktan almasinin saglanmasi temel amaçlardan biridir.

Son yillarda birden çok isyerinden olusan isletmelerde tüm faaliyetlerin entegrasyonu girisimi, bilisim teknolojisi için yeni bir gereksinim yaratmistir. 1990' larin isletmeleri

1. Cografi olarak farkli bölgelerde kurulu fabrikalarda üretim yapan

2. JIT ( just in time-tam zamaninda üretim ) tedarik felsefesine uygun çalisan

3. Daginik lojistik ve dagitim sistemi kullanan bir yapi içerisindedir.

Özellikle küresellesmeye parelel olarak, hizla yayginlasan çok uluslu firmalar entegrasyon gereksinimini ciddi olarak yasamaktadir. Entegrasyon, ancak faaliyetleri destekleyen bilginin entegre edilmesi ve ulasilabilir hale getirilmesi ile mümkündür. Bu da MRP II 'yi asan daha üst düzey bir bilgi entegrasyonu demektir ki en iyi sekilde Kurumsal Kaynak Planlamasi kavrami olarak ifade edilebilir. Aslinda Kurumsal Kaynak Planlamasi ( Enterprise Resources Planning - ERP ), küresel bilgi entegrasyonunu gerçeklestiren bütünsel bir yazilim stratejisidir. ERP kavraminin gelismesinin nedenlerini su sekilde özetleyebiliriz :

1. Fiziki olarak daginik imalat operasyonlari

2. Uluslararasi dagitim zincirleri

3. Uluslararasi pazarlara açilma gereksinimi ( yerel pazarlarin doymasi sonucu, uluslararasi pazarlarda söz sahibi olarak iç pazar gücünü artirma stratejisinin sonucu olarak )

4. JIT tedarik sistemi

5. Yüksek rekabet

6. Degisken dünya pazari sartlari

7. Ekonomik duvarlarin yikilmasi ( Avrupa'daki küresellesme gelisimi )

8. Yönetim organizasyonlarinda sadelesme

Bu nedenlerin olusturdugu gereksinim bilgi teknolojisindeki gelismeler tarafindan desteklenince ERP dogmustur. Bilindigi gibi, müsteri/hizmet veren ( client / server ) tasarimi, bilgiyi bir ag üzerinde fiziki noktalara dagitmakta, degisik bilgisayarlarda saklamakta, olusan bu dagitik veri tabani sistemi içinde elektronik iletisim teknolojisi ve grafik kullanici arayüzler ile baglanti saglanmaktadir. Böylece üzerindeki herhangi bir kullanici program ve veri tabanlarinin fiziki konumuna bakmaksizin, küresel verilere ulasabilmekte dagitik veri sistemini tek bir birim gibi kullanabilmektedir. Böylece su fonksiyonlar saglanmaktadir :

1. Üst düzey bilgi entegrasyonu

2. En güncel bilgiye hizli ulasim

3. Küresel lojistik, envanter kontrol ve arz/talep entegrasyonu

4. Pazar/müsteri/is dünyasi olusumlarina aninda tepki

Böyle bir ERP sisteminin yararlarini kisaca söyle özetleyebiliriz :

1. Azalan maliyetler

2. Fonksiyonel entegrasyon

3. Daha basit bilgisayar ve iletisim sistemi

4. Tüm isletme düzeyinde MRP II yararlari

5. Isletme faaliyetleri üzerinde küresel denetim

6. Tüm uygulamalara istenildigi zaman istenilen noktadan ulasim kolayligi

Gerek MRP II gerekse ERP' deki ana amaç, hizla degisen kosullara hizla cevap verebilmektir. Degisen pazar kosullari ( iptal edilen siparisler, acil siparisler, yeni ürünlerin imalata alinmasi gibi ) ve imalat kosullari ( beklenmeyen arizalar, zamaninda temin edilemeyen malzemeler gibi ) karsisinda imalat planlama / satinalma / stok kontrol fonksiyonlarina derhal islerlik kazandirilmasidir. Bu da dogal olarak firma gelirlerinde artis anlamina gelmektedir.

Uygulama yazilimlari günümüzde kurumlarin bilgiye erismek ve yararlanmak için gerekli gördükleri bir omurga/altyapi olmaktan çikmis, çogu yerde giderek artan oranlarda sirketlerin rekabet güçlerine katkida bulunur hale gelmistir.
ERP Yararlari

Isletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte, uluslararasi piyasalara girmekte ve hatta farkli ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadir. Bu sekilde yogun rekabet altina giren isletmeler, karsilarina çikan firsatlari degerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayif yönlerini gelistirme, olasi tehlikeleri görme yolu ile rakiplerine rekabet üstünlügü saglama amacina yöneliktirler. Stratejilerin taktik ve operasyonel düzeyde uygulama araçlari ise isletme kaynaklarinin kullanim planlaridir. ERP sistemi, söz konusu kaynaklarin isletmenin stratejileri dogrultusunda etkin ve verimli kullanimini saglayan bir yazilim sistemidir. Bu sistemin amacina uygun bir sekilde kullanimi ile;

· Stratejilere uygun bir isletme yönetimi

· Stratejilerin sonuçlarini degerlendirme olanagi

· Isletme kaynaklarinin etkin ve verimli kullanimi

· Isletme fabrikalari arasinda malzeme, isçilik, makina - teçhizat, bilgi vd. üretim ve dagitim kaynaklarinin ortaklasa ve verimli kullaniminin saglanmasi

· Müsteri, dagitim merkezi, üretim ve tedarikçi arasinda yakin isbirligi ve bilgi iletisim ortaminin saglanmasi

· Tek bir noktadan gerekli bilgilere ulasma imkani

olasi hale gelmektedir .

ERP Sistemi temin sürelerini ve maliyetleri global ( isletme genelinde ) bir anlayisla azaltma amacina yöneliktir. Her seviyede islerin tek bir global isletme düsüncesiyle yürütüldügü bir sistemdir. Proaktif bir düsünce ile sorunlar önceden görülerek gereken önlemler zamaninda alinabilmektedir. Herhangi bir noktada alinacak bir kararin isletmenin bütününe etkileri görülebilmektedir. Bir metod degisikliginin isletmenin global performansina etkisi degerlendirilebilmektedir. Her çalisanin istedigi veriye istedigi zaman erisebilme olanagi yönetim yapisini da yalinlastirmaktadir. Klasik sistemde stratejik ve global bilgilere ulasma ve gerekli kararlari verme ancak amirler yolu ile olasidir. Hatta bu bilgiye ulasildiginda, etkin kararlar için geç kalinmis olunmakta veya bilgi iletisimdeki sorunlar nedeniyle hatali olabilmektedir. ERP bu sorunlari ortadan kaldirdigindan yönetim kademeleri azaltilarak daha yalin bir yönetim yapisi olusturulabilmektedir.

Ayrica tedarikçi firmalar, bölge depolari, bayi / toptanci, perakendeci ile kurulan bilgi iletisim sebekesi ile stok düzeyleri, üretim programlari karsilikli olarak görülebilmekte, böylece lojistik faaliyetlerinde etkinlik ve verimlilik artirilmaktadir.

ERP sayesinde isletmelerde; üst düzey bilgi entegrasyonu, en güncel bilgiye hizli ulasim, degisikliklere aninda tepki verebilme yetenegi saglanir. Özetleyecek olursak bir ERP sisteminin yararlari su sekilde siralanabilir :

1. Dördüncü kusak dilleri, iliskisel veri tabanlari, müsteri/hizmet birimi mimarisi, grafik kullanici arayüzü, bilgisayar destekli sistem mühendisligi ve bu yeni yaklasimlarla paketler üzerinde kolaylikla uyarlama yapabilme yetisi gibi yeni bilisim teknolojilerinin hizli gelisimi sonucunda ERP sistemleri, gerek firma içi gerekse firma disi sistemleri kullanarak yüksek düzeyde entegrasyonu basari ile saglar. Entegrasyon için firma içerisinde finansal sistemler, mühendislik ve atölye veri toplama sistemleri (Shop Floor Data Collection Systems) ve firma disinda satici / müsteri iliskisini saglayan Elektronik Veri Transferi (Electronic Data Interchange - EDI ) sistemleri kullanilabilir.

2. Çesitli ülkelerden gelen taleplerin, birden çok is yerini kapsayan ana planlama ile yerelden ziyade bölgesel bazda ele alinmasi ve kapasite kullanimi ile talep arasinda optimal denge kurulacak biçimde dagitilmasini saglar (VAN RIJN, 1994).

3. Stratejik malzemelerin yillik satinalma kontratlarini, farkli fabrikalardaki MRP II modüllerinden türetilen toplu uzun dönemli gereksinimlere göre ve yüksek miktarlar için düsük miktarlarda uzlasma saglayacak biçimde merkezilestirilmesini mümkün kilar.

4. ERP, yedek parça stoklarini herbir ülkenin kendi stogu olmasi yerine, belirli bölgesel merkezlerde toplayarak envanter seviyelerini ve iskarta maliyetlerini minimum kilar,

5. ERP, isletmenin cografi olarak farkli bölgelerde (yurt içi ve disi) bulunan fabrikalarinin, bunlarin tedarikçi firmalarinin ve dagitim merkezlerinin (depo) kaynaklarini esgüdümlü olarak planlamasini saglar. Bu çerçevede hangi müsteriye ait hangi siparisin hangi dagitim merkezinden karsilanmasi veya hangi fabrikada üretilmesi gerektigi, tüm fabrikalarin malzeme ve hizmet ihtiyaçlarinin nereden karsilanmasinin uygun olacagi fabrikalarin elinde bulunan makina, malzeme, isgücü, enerji, bilgi vd. üretim dagitim kaynaklarinin nasil esgüdümlü ve ortaklasa olarak kullanilabilecegi belirlenmis olabilmektedir. Diger bir deyisle müsteriye ait siparisin en kisa sürede istenen kalite ve maliyette karsilanabilmesi için tüm bagli isletmelerin, dagitim, üretim ve tedarik kaynaklarinin kapasite ve özellikleri ayni anda dikkate alinmaktadir.

6. Kullanici açisindan kullanimi daha basit olan ve firmaya daha kolay uyarlanabilen ayni anda farkli birçok dilde kullanim saglayan ileri bilisim teknolojilerini kullanir.

7. MRP II sistemlerinden elde edilen tüm yararlari ve kontrolü daha global ve üst düzeyde saglar.

8. Tüm uygulamalara istenildigi anda istenildigi noktadan ulasim kolayligini getirir.

9. ERP sistemleri yapilan isin daha iyi, kaliteli ve hizli yapilmasini sagladigindan rakiplere karsi maliyet avantajinin kazanilmasina, dagitim kalitesinde iyilesmeye ve buna bagli olarak pazar payinin artmasina neden olur